Abrechnungen bei den ASD der BG, Bürozeiten für angestellte externe SiFa

ANZEIGE
ANZEIGE

    Hallo zusammen,

    ich bin relativ neu hier und hätte mal ein paar Fragen an die erfahrenen Selbständigen hier, die auch Kooperationen mit den AS-Diensten der Berufsgenossenschaften haben (in meinem Fall besonders der ASD der KUVB) und als externe Dienstleister selber SiFas angestellt haben.

    Kurz zur aktuellen Situation: ich bin selber bei einem externen Dienstleister für ASi, Brandschutz usw. angestellt und habe aktuell einige Bedenken bzgl. der Seriosität meines noch recht neuen Arbeitgebers. (Hab in dem Kontext auch was bei den Gerichtsurteilen im Zusammenhang mit dem Unfall an der Karton-Stanze geschrieben)

    Wie läuft denn die Abrechnung mit so einem ASD genau ab? Gibt es zusätzlich zu dem Vertrag mit dem ASD noch Einzelverträge mit den Kunden (hier insbesondere Kommunen) oder rechnet man alles was man tut (auch betriebsspezifische Betreuung) grundsätzlich über den ASD ab?

    Ich höre bei uns immer "wir bekommen nur 70% der Betreuungszeit". Die restlichen 30% dürften dann die Einsatzzeit des Betriebsarztes sein und nicht Geld, das der ASD einbehält oder? Wenn ich der Dame von unserem Büro so zuhöre, denkt die nämlich, dass der ASD das selbst "kassiert"...

    Bei uns werden Fahrzeiten gerne auf die Betreuuungszeiten angerechnet (ja ich weiß, dass das nicht zulässig ist) und auch haben wir externen SiFa null "Bürozeit" die wir aufschreiben können. Alles muss irgendwie auf die Betreeungszeit des Kunden geschrieben werden, auch wenn es Vor- und Nachbereitungen, Recherchen oder nur Terminabsprachen sind. Wenn die Betreuungszeit nicht mehr langt, wird auch gerne mal was auf einen anderen Kunden geschrieben, der mehr Stunden hat...

    Ich find das zum einen extrem belastend und aufwändig und zum anderen einfach rechtswidrig, sobald das dann auch so abgerechnet wird...

    Wie ist denn so eure Einschätzung der Situation? Ich würde gerne einige Änderungen anstoßen bzw. suche schon andere AG nur um mich selber abzusichern. Da reden wir bei einigen Sachen (zusätzlich zu unvollständigen GB die wir "erstellen") ja sogar von einer evtl. strafrechtlichen Relevanz...

    Ist was dran, dass die Gewerbeaufsicht Bayern in letzter Zeit verstärkt drauf schaut, ob die Betreuungszeit vor Ort passt?

    Haben bei euch die Angestellten SiFas allgemeine Bürozeiten, in denen man sich einfach mal um das ganze "drumherum" kümmern kann? Wenn ja, wie preist ihr das ein?

    VG und danke schonmal für die Hilfestellung 😉

    Einmal editiert, zuletzt von J.O. (6. August 2023 um 14:23)

    • ANZEIGE

    Bei allen Bedenken und evtl. Zweifelhafter Seriösität deines AG - orginäres Wesen eines Dienstleisters ist, dass ALLE anfallenden Kosten plus erforderlicher Unternehmensgewinn von den Leistungsempfängern gezahlt werden. Denn andere Einnahmequellen gint es i.d.R. nicht.

    Ergo müssen auch deine Büro-/Recherche-/Nachbearbeitungszeiten etc.pp. vom Kunden bezahlt werden (es sei denn, du machst das kostenlos!)

    Natürlich muss ich ich also so etwas mit dem Kunden abrechnen. Ich habe hier immer zusätzlich zur Betreuungszeit vor Ort Vor-/Nachbereitungspauschalen vereinbart. Wenn eun Kunde diesbezüglich empfindlich war, habe ich halt entsprechende Stundensätze angeboten.

    Als Angestellter mußt du natürlich Zeit haben, anfallende Arbeiten, die nicht beim Kunden stattfinden, erledigen zu können. Allerdings: Warum sollte es dir besser gehen als den Mitarbeitern in einem Betrieb, der 40% seiner Beschäftigten entlassen hat, aber den gleichen Arbeitsaufwand hat - wenn du verstehst was ich sagen möchte...

    In diesem Sinne

    Der Michael

    "You'll Clean That Up Before You Leave..." (Culture/ROU/Gangster Class)

    Ich rechne alle Zeiten ab, die ich für den Kunden erbringe. Also Betriebsbegehungen, ASA-Sitzungen, Protokollerstellung, Recherchen, Stellungnahmen. Ebenso Reisezeiten bei weiter entfernten Kunden. Wie soll es denn sonst gehen?

    Hallo J.O.,

    die von Dir genannte 70%/30% genannte Aufteilung ist regulär und beschreibt die gemäß DGUV V2 anfallende Stunden, aufgeteilt auf die SiFa (70%) und den BA (30%). Nicht Dein Dienstleister behält somit die 30% für sich ;)

    Die DGUV V2 ermöglicht es Dir die Grundbetreuung auszurechnen, selbst wenn Du den Vetrag zwischen Kunde und Dienstleister nicht kennst.

    Zitat von J.O.

    Alles muss irgendwie auf die Betreeungszeit des Kunden geschrieben werden, auch wenn es Vor- und Nachbereitungen, Recherchen oder nur Terminabsprachen sind.

    Das ist legitim, wenn dies nicht bereits im Stundensatz mit einkalkuliert ist. Bei mir wird das separat abgerechnet und auch entsprechend ausgewiesen. Fahrtkosten habe ich immer extra, wenn der Kunde nicht "vor Ort" ist. Teilweise habe ich aber auch Pauschalveträge mit einer festgelegten Anzahl an Besuchen im Jahr, die sich mal mehr für den Kunden, mal mehr für mich rechnen.

    Reichen die Betreuungszeiten nicht, musst Du Deinen Arbeitgeber informieren, damit er ein Nachtragsdangebot stellen kann.

    VG

    Stephan

    Respekt, Verständnis, Akzeptanz, Wertschätzung und Mitgefühl

  • J.O. 7. August 2023 um 17:15

    Hat den Titel des Themas von „Abrechnungen bei den ASD der BG, Bürozeizrn für angestellte externe SiFa“ zu „Abrechnungen bei den ASD der BG, Bürozeiten für angestellte externe SiFa“ geändert.
    Zitat von FalcoCGN

    Wie soll es denn sonst gehen?

    Das Problem ist, dass die "Einsatzzeit" gem DGUV-V2 nicht identisch mit der Arbeitszeit der Sifa ist.

    Terminabsprachen, Reisezeiten, Urlaubszeiten, Krankheit, Fortbildungen, persönliche und sachliche Verteilzeiten etc. sind zwar Arbeitszeit (bzw. werden bezahlt), aber keine Einsatzzeit.

    Wegezeiten sind im Anh. der DGUV-V2 sogar explizit ausgeschlossen: "Wegezeiten können nicht als Einsatzzeiten angerechnet werden."

    D.h. Wenn eine Kunde 100 h Sifa einkauft erwartet er in den meisten Fällen, dass diese 100h "Einsatzeit" im Sinne der DGUV-V2 sind

    Je nach vertraglicher Regelung kann auch vereinbart werden, dass die gesamte "Einsatzzeit" vor Ort erbracht werden muss z.B. machen das die BGen gerne, wenn sie ihren Mitgliedsbetrieben einen "eigenen" Sicherheitstechnischen DIenst anbieten, der über Nachunternehmer angewickelt wird; z.B. der ASD*BGN.

    Dann muss man halt beim Kunden vor Ort recherchieren und die Protokolle schreiben.

    Um jetzt als Dienstleister profitabel zu arbeiten, kann man entweder die Kosten für nicht "produktiven" Zeiten in den Stundensatz einrechnen, was den Stundensatz in die Höhe treibt und dazu führen kann, dass man dem potentiellen Kunden zu teuer wird oder man gestaltet die Verträge "kreativ" oder man trickst bei der Leistungsdarstellung, um die tatsächlichen Kosten zu verschleiern.

    Deshalb werden dann oft Verteilzeiten und Reisezeiten als "produktive" Zeiten dargestellt oder für eine BA, die man fertig in der Schublade hat, wird 1h Einsatzzeit abgerechnet, obwohl die Sifa nur 5 Minuten gebraucht hat, um eine anderes Firmenlogo draufzumachen...

    Außerdem gibt es Verträge, wo vereinbart ist, dass z.B. nur 70 % der gekauften "Einsatzzeit" durch die Sifa erbracht werden und 30% pauschal für "Back Office Leistungen o.ä." draufkommen, was aber zu Irritationen beim Kunden führen kann weil die 100 "Sifa-Stunden", die er gekauft zu haben glaubt, nach 70 Stunden aufgebraucht sind...

    Das ist gängige Praxis bei vielen externen Diensten.

    Als bei einem Dienstleister angestellte Sifa spielt man das Spiel entweder mit oder bekommt Ärger, weil die Zahlen nicht stimmen.

    Wenn der Kunde mit der Betreuungsleistung zufrieden ist, wird er aber vermutlich nicht über jeden Posten in der Leistungsaufstellung diskutieren , wenn er nicht zufrieden ist, schon.

    Also: gute Betreuungsleistung erbringen und wenn der Kunde Rückfragen zur Vertragsgestaltung oder Darstellung der Leistungen hat: auf den zuständigen Vertriebler verweisen.

    • ANZEIGE

    Hallo Schmandhoff,

    Zitat von Schmandhoff

    Um jetzt als Dienstleister profitabel zu arbeiten, kann man entweder die Kosten für nicht "produktiven" Zeiten in den Stundensatz einrechnen, was den Stundensatz in die Höhe treibt und dazu führen kann, dass man dem potentiellen Kunden zu teuer wird oder man gestaltet die Verträge "kreativ" oder man trickst bei der Leistungsdarstellung, um die tatsächlichen Kosten zu verschleiern.

    ich kann Deinem Ansatz, dass man kreativ sein muss, oder gar tricksen muss, nicht nachvollziehen.

    Ein Kunde kauft bei mir beispielsweise 50h Betreuungszeit gemäß DGUV 2 (Grundbetreuung) ein.

    Diese 50h sind aufgeteilt auf einen Teil im Büro (Mails, Dokumentation, Telefonate, etc.) und einen Teil vor Ort (Beides Betreuungszeit). Wenn ich einen Vor Ort Termin habe bekommt der Kunde zusätzlich noch 0,8 € Fahrtkosten/km sowie die Hälfte meines Stundensatzes für die Fahrzeit in Rechnung gestellt. Auf die Gesamtsumme werden 7% Nebenkosten geschlagen und die Summe mit der derzeit geltenden Umsatzsteuer belegt. Das ergibt den Gesamt-Rechnungsbetrag. Ganz ohne Tricks oder Kreativität.

    Wenige Kunden habe ich, die keine Fahrtkosten in der Rechnung haben wollen. Dort sind die zusätzlichen Kosten im Stundensatz als Mischkalkulation einkalkuliert.

    Bei Pauschalveträgen ist es ähnlich, nur das in der Kalkulation alle Termine (ASA, Begehungen, Unterweisung) für ein Jahr bereits berücksichtigt wurden. Fallen z.B. wegen Unfalluntersuchung zusätzliche Termine an, werden diese auch zusätzlich in Rechnung gestellt.

    Gruß

    Stephan

    Respekt, Verständnis, Akzeptanz, Wertschätzung und Mitgefühl

    Zitat von bauco

    Diese 50h sind aufgeteilt auf einen Teil im Büro (Mails, Dokumentation, Telefonate, etc.) und einen Teil vor Ort (Beides Betreuungszeit). Wenn ich einen Vor Ort Termin habe bekommt der Kunde zusätzlich noch 0,8 € Fahrtkosten/km sowie die Hälfte meines Stundensatzes für die Fahrzeit in Rechnung gestellt. Auf die Gesamtsumme werden 7% Nebenkosten geschlagen und die Summe mit der derzeit geltenden Umsatzsteuer belegt. Das ergibt den Gesamt-Rechnungsbetrag. Ganz ohne Tricks oder Kreativität.

    Damit hast Du aber einen deutlichen höheren Rechnungsbetrag als du hättest wenn Du nur die reine "Einsatzzeit" im Sinne der DGUV V2 berechnest.

    Und wenn ein anderer Dienstleister die tatsächlichen Kosten nicht so transparent darstellt, kann er halt ein günstigeres Angebot machen.

    Bei einer nach DGUV-V2 berechneten Einsatzzeit von 50h, 70 km Entfernung:

    Du:

    Einsatzzeiten nach DGUV-V2: 50 h à 100 € : 5000,00

    Fahrtzeiten, für 4 Vor-Ort Termine: 8 h à 50 €: 400,00

    Fahrtstrecke: 560 km à 0,8 €: 448€

    Nebenkosten pauschal 7%: 378 €

    Macht rund 6250....

    Dienstleister 2:

    Einsatzzeiten nach DGUV-V2: 50 h à 100 € : 5000,00

    damit bit du 25 % teurer....

    Und wenn das Kriterium für den Kunden "Kosten" und nicht "Kostentransparenz" ist, kriegst Du den Auftrag nicht.

    Dass der Kunde von DL 2 de facto nur 70 % der Leistung kriegt, weiß er ja vorher nicht, merkt er eventuell auch gar nicht oder es ist ihm letztendlich egal...

    Hallo zusammen,

    erstmal vielen Dank für die zahlreichen Kommentare seit der Erstellung meiner Nachfrage.

    Habe inzwischen neuen Input zu den Praktiken bei uns, die gerne kommentiert werden dürfen:

    1. Fahrtzeiten werden nicht gesondert erfasst sondern zwangsläufig von uns Angestellten 1zu1 auf die Einsatzzeit geschrieben, weil wir einfach keine andere Möglichkeit haben.

    2. Wir Angestellten haben keine Einsicht in die Verträge, können also nichtmal beurteilen, ob wir vertragswidrig handeln oder was überhaupt genau vereinbart ist.

    3. Die Verträge (inzwischen hat man dann doch mal das ein oder andere mitbekommen...) werden ohne o.g. "Backoffice"-Klauseln geschrieben. Der Chef legt im Nachgang nach Gutdünken fest, wie viele Stunden bei uns in der Excel für die Einsatzzeiten auftauchen. Die Abweichung zu den korrekt ermittelten Einsatzzeiten nach DGUV-V2 sind dabei erheblich. (Bei uns tauchen 50-70% der tatsächlichen Stunden auf - der Rest ist für uns nicht nachvollziehbar). Was nicht passt wird über "Dokumentenbearbeitung" oder ähnliche Floskeln hingepfuscht.

    4. Unsere übrigen Zeiten werden immer als "Vor-Ort-Zeiten" abgerechnet - egal ob wir protokollieren, recherchieren, mailen oder Schulungen vorbereiten usw.

    5. Die Kosten der Bürodamen werden auch über die "Einbehaltung" von Einsatzzeiten finanziert.

    6. Geschäftsprinzip: weniger Stunden leisten, dafür mehr schreiben und einen höheren reellen Stundenlohn erzeugen.

    7. Bei uns werden ASD-Kunden nur und ausschließlich über den ASD abgerechnet. Zusätzliche Pauschalen für Fahrten, Backoffice o.ä. werden nicht ausgewiesen. Auch der Stundenlohn wird niedrig angesetzt weil man ja bei den Zeiten "trickst"...

    Frage mich inzwischen wie das seit weit über 10 Jahren so laufen kann. Die Aufbauorganisationen bei unseren Kunden sind auch nicht gerade die Besten und der Aufbau vernünftiger Systeme wird auch nicht gerade unterstützt - evtl. liegt es daran...

    Als Ergänzung, weil es evtl. etwas naiv meinerseits rüber gekommen ist: ich hab null Problem wenn man beim Kunden höhere Stundensätze ansetzt oder Pauschalen zusätzlich abrechnet um die Gemeinkosten zu decken und vllt. Noch ein bisschen mehr raus zu holen - das gehört zum Kapitalisismus dazu.

    Womit ich aber große Probleme habe und was mich auch belastet ist, wenn Einsatzzeiten (für die es ja auch eine Berechtigung gibt) umgewidmet werden und der laden dann nichtmal läuft

    ...

    • ANZEIGE

    Dieses Verfahren ist bei externen Sifas (bzw. ihren Arbeitgebern) durchaus gängig. Ab und zu fällt das einem Kunden auf, dann ist das ein "bedauerlicher Irrtum" oder "Fehlverhalten eines Einzelnen" , dann gibt's eine Rückerstattung oder der Auftrag ist weg und beim nächsten Kunden fängt das Spiel von vorne an.

    Das liegt auch nicht unbedingt nur an den Dienstleistern, sondern auch an den Kunden: Die wollen für möglichst kleines Geld mit dem Thema Arbeitsschutz nichts (mehr) zu tun haben.

    Insofern ist das oft eine win-win Situation - solange nichts passiert und die BG oder die Behörden auf der Matte stehen...

    Die Sifa vor Ort ist da in der Regel aber nicht direkt von betroffen, trotzdem würde ich dir zum Eintritt in eine Gewerkschaft raten, da gibt es kostenlosen Rechtsschutz.

    In Deinem speziellen Fall -"und der Laden dann nicht mal läuft"- könnte ein Arbeitgeberwechsel aber die bessere Option sein.

    Bei größeren Dienstleistern ist das Geschäft normalerweise zumindest professioneller aufgezogen.

    Aber auch als angestellte Sifa bei dem grünen oder blauen Dienstleister ist eine Gewerkschaftsmitgliedschaft immer ein gute Idee.

    Ich habe zu Beginn meiner Sifa-Karriere auch bei einem überbetrieblichen Dienst gearbeitet, habe dann aber relativ bald den Absprung in eine gute Position in einem großen Konzern geschafft - und bin immer noch in der Gewerkschaft.

    Zitat von Schmandhoff

    würde ich dir zum Eintritt in eine Gewerkschaft raten, da gibt es kostenlosen Rechtsschutz.

    Gewerkschaft ist nur in entsprechend organisierten Betrieben sinnvoll, die dann auch im Arbeitgeberverband sind, ansonsten ist ein Berufsrechtsschutz deutlich günstiger zu bekommen als über die Gewerkschaft, zumal deren Rechtsbeistand nicht unbedingt Juristen sein müssen.

    Zur besseren Lesbarkeit verwende ich in meinen Beiträgen das generische Maskulinum. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.