Betriebsbesichtigung durch Regierungspräsidium

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    Hallo Community,

    ich habe da mal eine Frage. Ich habe schon hin und wieder Behördenbesuche miterlebt, bisher immer relativ entspannt.
    Nun steht bei uns im Betrieb ein erster Besuch seitdem ich da bin an. Nun bin ich doch überrascht, da die Behörde alle unsere Gefährdungsbeurteilungen per Email vorab geschickt haben möchte. Nun haben wir in der Summe ca. 120 Gefährdungsbeurteilungen. Das ist so für mich nicht üblich. Abgesehen davon haben wir auch Unternehmensintern eine privacy policy und wir versenden generell keine Betriebsinternen Dokumente per Email. Nun geht es mir auch schlichtweg um die Menge/ Masse.

    Es heißt ja, dass wir auf Aufforderung von Behörden, die Dokumente vorlegen müssen. Das ist ja auch kein Problem, aber vorab per Email? Das geht nicht finde ich. Wie ist da Eure Erfahrung und wie kann man den Versandt der Dokumente höflich aber bestimmt ablehnen ohne gleich von der Behörde in die "Mangel" genommen zu werden, schließlich haben wir nichts zu verstecken.

    Gibt es da einen Anspruch der Behörde, "anlassunabhängig" alle diese Dokumente elektronisch anzufordern?

    Danke im Voraus.

    Isoline

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    Hallo,

    ich bin etwas überrascht. Ihr benutzt im Unternehmen keine email? Einen Anspruch der Behörde gibt es vermutlich auf die elektronische Form nicht.

    Am einfachsten wäre den Hörer in die Hand zu nehmen und nachzufragen ob die Übergabe von Papier per Boten auch in Ordnung geht. Ich denke sie wollten den Aufwand für euch möglichst einfach halten, und ganz ehrlich, wir sind heilfroh das unser RP mittlerweile mit email und Teams arbeitet.

    Gruß,

    Carsten

    Klärt mal telefonisch ab, welcher Bereich besichtigt werden wird und dann schickt ihr die GBs passend dazu. Ich finde es auch nicht unüblich, dass Behörden vorab Dokumente zugeschickt bekommen wollen - so kann beim Besuch direkt darauf eingegangen werden und der Hammer incl. endloser Diskussionen kommt nicht im Nachhinein.

    Man kann ja absprechen, dass weitere GBs dann vor Ort eingesehen werden können...

    Und nicht vergessen: Aktuell haben die viele neue Mitarbeiter, die das noch ganz genau nehmen... nach der 3 Firma mit jedes Mal 120 GBU hat auch der motivierteste Prüfer keine Lust mehr... ;)

    Beste Grüße aus Mainz

    E.weline

    Versicherung der Unsicherheit ist Sicherheit.

    Hanspeter Rigs (*1955), Dr. phil., deutscher Philosoph und Aphoristiker

    Hi,

    zur Not gäbe es auch IT Systeme über die ein sicherer Datenaustausch, natürlich gegen Gebühr, möglich wäre.

    Gruß

    Peter

    Keine Demonstration verändert die Welt.

    Es ist die unpopuläre und stille Eigenverantwortung im Handeln jedes Einzelnen, die eine Wandlung in Bewegung setzt.:evil::saint:

    Was hat denn Eure "privacy policy" mit den Verpflichtungen nach §22 ArbSchG und dem SGB zu tun? Wenn die Eure GBU sehen wollen, dann ist das so und ihr solltet die einfach senden. Wenn die 120 GBU durchlesen und prüfen wollen, viel Spass. Das ist dann aber deren Problem.

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    Zitat von isoline

    Nun steht bei uns im Betrieb ein erster Besuch seitdem ich da bin an. Nun bin ich doch überrascht, da die Behörde alle unsere Gefährdungsbeurteilungen per Email vorab geschickt haben möchte.

    Interessant auch bei Unternehmen, die ihre Dokumentation vollständig online haben, mit Bezügen usw.
    Man sieht, daß die Digitalisierung in Behörden nicht unbedingt oberste Priorität besitzt.

    JS

    Sprichst du noch, oder kommunizierst du schon?

    Vielen Dank an die Diskutanten.

    Ich persönlich habe selbstverständlich keine Probleme damit, dass man unsere Dokumentation sehen bzw. zugesandt haben möchte. Aber ich werde es so wie empfohlen angehen und den Hörer in die Hand nehmen. Meistens lassen sich dann die Dinge auf kurzem Dienstweg klären.

    Vielen Dank