Dokumentation Unterweisung

ADR-User

Hallo,

ich habe mal ein Frage zur Dokumentation von Unterweisungen.
Bisher habe ich es so gehalten, dass ich nach den Unterweisungen die unterschriebenen Dokumente (Zusammenfassung der Unterweisungsinhalte und Unterschiftenliste) in Ordnern abgehaftet habe.
Das sind jetzt schon einige Ordner voll.
Jetzt kam man hier auf die Idee, diese Dokumente zu digitalisieren (Scannen) und auch nachfolgende Unterweisungen nur nioch digital aufzubewahren.

Wie handhabt Ihr das? Ist das ausreichend soclhe nachweise nur in digitaler Form zu haben? Ich bevorzuge ja immer noch die Papierform.

Und wenn man das schon scannt, dann muss mann auch die zusamenhängenden Dokumente scannen, also Zusammenfassung der Inhalte und Unterschriftenliste, richtig? Das sehe ich jedenfalls so.
Es reicht nicht aus, für gleiche Unterweisungen einmal die Inhalte zu scannen und dann immer nur die Unterschriftenlisten dazu?

Gruß
Ralf

Guudsje

Moin Ralf,

Papierform in Ordnern. Jede Unterweisung einzeln dokumentiert. Keine Zusammenfassung gleicher Unterweisungen. Den Ordner kann ich immer greifen. Egal ob auf dem Monitor gerade steht "Failed to connect to server" oder "Fatal error". Auch wenn ich zehn Leute unterweise, hat jeder seinen eigenen Bogen mit den Unterweisungsinhalten und der Unterschrift. Das sind dann halt zehn Ausdrucke, aber ich kann zu jedem Mitarbeiter ad hoc alle Unterweisungen greifen, ohne nachsehen zu müssen, auf welchen Sammelunterschriftslisten sein Name evtl. noch zu finden sein könnte.

Gruß Frank

Waldmann

Moin Ralf,

zu jeder Unterweisung gehört eine Quittung, ein Nachweis (ein Excel-Blatt). Bei mir sind dort neben den einzelnen Unterschriften auch alle Themen und evtl. Ergänzungen (also Fragen, die in der Unterweisung erst gekommen sind) notiert. In der Regel reicht das.

Bei ganz speziellen Dingen hefte ich die PP (in Kleinformat, 4 Seiten der PP als eine Druckseite) dahinter. Das Ganze jage ich durch einen Scanner. Die Auflösung sollte noch 300dpi sein, dann ist es immer noch sehr gut erkennbar. Diese digitalen Dokument werden dann auf einem Server abgelegt. Jeder Verantwortliche kann dann sofort sehen, was, wann, wo gemacht wurde. Auch die Frage nach dem "Warum" kann man dann klären.
Der Zugriff darauf kann dann entsprechend verteilt werden und wäre somit jederzeit möglich.

FSCH

Hallo Ralf,

Wir scannen die entsprechenden Dokumente ein und legen diese dann auf dem Server ab.
Der Papierbeleg bleibt bei dem jeweiligen Betriebsleiter zum Nachweis.

Mfg

leporello

Hallo,
wir legen die orginal Unterweisungsnachweise am jeweiligen Standort ab, scannen die Nachweise und legen sie in einem digitalen Zentralordner mit allen Standorten ab.

werlef

Zitat von Guudsje

Moin Ralf,

Papierform in Ordnern. Jede Unterweisung einzeln dokumentiert. Keine Zusammenfassung gleicher Unterweisungen. Den Ordner kann ich immer greifen. Egal ob auf dem Monitor gerade steht "Failed to connect to server" oder "Fatal error". Auch wenn ich zehn Leute unterweise, hat jeder seinen eigenen Bogen mit den Unterweisungsinhalten und der Unterschrift. Das sind dann halt zehn Ausdrucke, aber ich kann zu jedem Mitarbeiter ad hoc alle Unterweisungen greifen, ohne nachsehen zu müssen, auf welchen Sammelunterschriftslisten sein Name evtl. noch zu finden sein könnte.

Gruß Frank

Wir handhaben das genauso.
Gerade bei Audits ist es wichtig schnell die betreffende Unterweisung/Schulung für den Auditor bereit zu halten.
Jeder Prüfer wollte bisher das von dem Mitarbeiter unterschrieben exemplar sehen.

VG
Frank

Willkommen! Melden Sie sich an oder registrieren Sie sich.