Hallo @sicher.arbeiten, sehr schön, dass Du Dich bereits nach so kurzer Zeit Deines Beitritts zum Forum so intensiv einbringst! 
Ich möchte Dich als "Neuling" darauf hinweisen, dass das von den meisten Mitgliedern verwendete "Du" die übliche Anredeform ist (siehe Boardregeln --> 18. Ansprache). Nur damit nicht bei Dir der falsche Eindruck entsteht, man würde hier nicht respektvoll miteinander umgehen.
Welche GHS Symbole haben sie ausgetauscht, wenn Ihnen kein aktuelles SDB vorlag?
Es waren (und sind es bestimmt auch weiterhin) Tools im Umlauf, die einem ein "Übersetzen" von den alten Gefahrstoffsymbolen in die GHS-Symbole ermöglichen, ebenso wie die Umänderung Von R- und S-Sätzen auf H- und P-Sätze. Ein Beispiel für so ein Tool ist der GHS-Konverter aus dem Gefahrstoffinformationssystem Chemikalien (GisChem) von BG RCI und BGHM link.
Kleiner Hinweis aus eigener Erfahrung mit solchen Tools: hat man so ein Tool verwendet, sollte man nach Erhalt eines SDB mit der GHS-Nomenklatur die H- und P-Sätze abgleichen. Habe mehrfach erlebt, dass die durch Erstellung mit so einem Konverter-Tool resultierenden H- und P-Sätze nicht komplett identisch mit denen aus einem "neuen" SDB waren. In einem Einzelfall stimmten auch die GHS-Symbole nicht völlig überein.
Mein derzeitiger Wunsch ist, den Besteller, also den Bedarfsträger in die Pflicht zu nehmen. Wenn dieser ein Produkt bestellt, dann ist er verpflichtet das neue Datenblatt abzufordern und uns Arbeitsschützern zu übermitteln. Wir schauen dann ob es das aktuelle ist und ergänzen ggf. das Verzeichnis.
Das ist ein super Ansatz! Bei meinem letzten Arbeitgeber war so ein ähnliches Vorgehen als Standardprozedere vorgegeben: Jeder Mitarbeiter, der Chemikalien/Gefahrstoffe/Biostoffe bestellen wollte, hatte sich vor der Bestellung unter Vorlage des aktuellen SDB an einen sog. "Aufgabenkoordinator Gefahrstoffe" (betriebsintern gewählter Begriff) zu wenden, der dann bereits eine "grobe" Gefährdungsbeurteilung durchgeführt hat (was plant man damit zu tun, mit welcher Häufigkeit, welche Mengen sollen eingesetzt werden).
Einziges Problem war: Es hat sich keine Sau dran gehalten. Sicher auch deswegen, weil es keinerlei Konsequenzen nach sich zog. Für mich und die anderen als "Aufgabenkoordinator Gefahrstoffe" eingesetzten Kollegen ein riesiges Ärgernis. Einmal hat das z.B. dazu geführt, dass etwas bestellt und auch schon eingesetzt wurde, wofür es im gesamten Betrieb kein geeignetes Löschmittel gab. 
Ist für Außenstehende sicher nicht leicht nachzuvollziehen. Aber rund 90 % aller unserer Monteure verwenden Stoffe, die sie "immer verwendeten". Wenn wir z. B. substituieren wollen, z. B. bei Reinigungsmittel, kriegen wir oft "Prügel" - ... bloß wieder die "gewohnten" Produkte bereitzustellen.
Eine weit verbreitete Problematik. Da braucht es viel Ausdauer und Beharrlichkeit, um eine Veränderung erfolgreich zu etablieren. Ist ja auch im Privaten so, dass üblicherweise bei Geräten, Putzmitteln, Nahrungsmitteln auf das bereits gewohnte (weil ja bewährte) zurück gegriffen wird.
Bei meinem letzten Arbeitgeber haben die Mitarbeiter eine Substitution oft damit torpediert, dass sie einfach behauptet haben, der Kunde XY besteht darauf, dass das mit dem bisher genutzten Produkt gemacht wird. 
Manchmal hat man ja das Glück, dass aufgrund neuer Vorschriften/Gesetze eine Substitution stattfinden muss. 
Ich kann mir nicht vorstellen, dass dabei was vernünftiges heraus kommt. Ich halte den Einkauf in weder für fachkundig was die Substitutionsprüfung angeht, noch dürfte er den konkreten Umgang mit dem Produkt kennen.