Hallo in die Runde,
seit einiger Zeit beschäftigt mich eine zentrale Frage, auf die ich bislang noch keine zufriedenstellende Antwort habe. Wir haben im Unternehmen bereits viel im Arbeitsschutz aufgebaut: Gefährdungsbeurteilungen sind in so gut wie allen Bereichen vorhanden, es gibt ein E-Learning-Portal mit vielen Unterweisungsangeboten, teilweise werden Unterweisungen auch durch Dienstleister angeboten/durchgeführt. Es gibt eine Vielzahl von Informationen und Dokumentvorlagen (u. a. Pflichtenübertragungen, Fahraufträge, Aushänge, usw.). Aus den Gefährdungsbeurteilungen ergeben sich weitere, individuell umzusetzende Maßnahmen für die Führungskräfte. Unterm Strich ist das schon eine ganze Menge an Information, Wissen und To-Do.
Da wir kein abteilungsübergreifendes Managementsystem haben und ein Großteil der Themen, die in anderen Betrieben gerne übergeordnet geregt sind (z. B. die Verwaltung von Vorsorgekarteien), werden zusammen mit den Abteilungen Ordner im SharePoint geführt, in denen die Dokumente abgelegt sind. Wir haben Zugriff aus das gesamte Microsoft 365 Paket inkl. Copilot, aber keine spezielle Arbeitsschutz-Software. Die Gefährdungsbeurteilung ist mit Excel erstellt. Zudem gibt es von der Arbeitssicherheit auch einen Intranet-Auftritt (welcher meines Erachtens dringend konsolidiert werden müsste). Das zum Hintergrund.
Im Gespräch mit den Führungskräften wird immer mal wieder die Bemerkung fallen gelassen, dass es unterm Strich doch sehr viele zu beachtenden Dinge sind und man schnell den Überblick verliert. Ich kann diese Aussage prinzipiell nachvollziehen, Führungskräfte haben auch noch eine Vielzahl anderer Aufgaben. Sie sind schon gewillt den Arbeitsschutz mit voran zu bringen, auf der anderen Seite ist aber die Gefahr groß, sie mit einer Lawine an Aufgaben zu "verlieren". Zumal sie sich ja auch nicht permanent mit Dingen wie der Gefährdungsbeurteilung beschäftigten.
Daher meine Frage: wie macht ihr das? Wie bringt ihr diese Vielzahl an Infos und Aufgaben gezielt an den richtigen Adressaten? Ich habe schon überlegt eine Art Wiki im Intranet einzuführen oder die Prozesse oder den Pfad zu einem Dokument in der Gefährdungsbeurteilung kurz zu beschreiben. die MS 365 Tools sind ja teilweise ebenfalls gut geeignet, aber hier fehlt vielen Anwendern der Umgang damit. Darum haben wir uns ja auch für Excel entscheiden, kennt jeder und man muss im Grunde nur Lesen und Schreiben können und damit zu arbeiten.
Ich bin sehr auf eure Herangehensweise/Vorschläge gespannt.