Aufbewahrungsfristen

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    In welchen Vorschriften sind Aufbewahrungsfristen von Unterweisungsunterlagen enthalten?
    KomNet Dialog 3674
    Stand: 15.04.2019
    Kategorie: Betriebliches Arbeitsschutzsystem > Arbeitsschutzorganisation, Arbeitsschutzmanagement > Einweisung, Unterweisung
    Dialog
    Favorit Drucken Frage:


    Gibt es eine Rechtsquelle, welche nähere Anforderungen zur Dokumentation von Unterweisungen enthält, z. B. Aufbewahrungsfristen von Unterweisungsunterlagen, wo und wie solche Unterlagen aufzubewahren sind, etc.? Oder ist durch die Frist für Unterweisungen, mindestens jährlich, der Zeitraum implizit mit mindestens einem Jahr gegeben, d. h. jeweils bis zur nächtsten Unterweisung?
    Antwort:


    Eine Hilfestellung mit Konkretisierungen zur Unterweisung bietet die DGUV Information 211-005 (bisher: BGI 527) "Unterweisung - Bestandteil des betrieblichen Arbeitsschutzes". Unter Ziffer 11 wird empfohlen, Unterweisungsnachweise zwei Jahre aufzubewahren.

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  • Arbeitsschutzdokumente:
    Diese Aufbewahrungsfristen gelten


    25. April 2019 | Arbeitsschutz-Portal-Redaktion

    Ist das ein wichtiges Dokument oder kann das weg? Das fragen sich viele Arbeitgeber und Arbeitsschutz-Verantwortliche, wenn sie im Büro aufräumen. Was Arbeitsschutz-Unterlagen angeht, gelten verschiedene Aufbewahrungsfristen, die in vielen Gesetzen und Verordnungen geregelt sind. Wir haben die wichtigsten Fristen für Sie zusammengefasst:

    • Arbeitsmedizinische Unterlagen: Solche Dokumente müssen Sie bis 10 Jahre nach der letzten arbeitsmedizinischen Vorsorge (sowohl Pflicht- als auch Angebotsvorsorge) aufbewahren. Wenn Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder erbgutverändernden Stoffen durchgeführt wurden oder solche, die mit einer längeren Latenzzeit zu einer Berufskrankheit führen können, gilt eine Frist von 40 Jahren oder 10 Jahren nach dem Tod des Beschäftigten.
    • Arbeitsunfähigkeitsbescheinigung: wenn sie Teil der Lohnunterlagen ist 10 Jahre, sonst 1 Jahr
    • Arbeitszeit: bei Mehrarbeit 2 Jahre
    • Aufgabenübertragung im Arbeitsschutz (bspw. Übertragung von Unternehmerpflichten, Stellenbeschreibungen): bis 6 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters
    • Biostoffexposition: Aufzeichnungen aufzubewahren bis mindestens 10 Jahre nach Beendigung der Tätigkeit.
    • Erste-Hilfe-Leistungen und Unfallanzeigen: 5 Jahre. Aber Achtung: Es dürfen nur Befugte Zugang zu den Einträgen im Verbandbuch haben, da es sich um personenbezogene Daten nach der Datenschutzgrundverordnung handelt.
    • Gefährdungsbeurteilungen: Da die GBU immer fortgeschrieben werden muss, sollte sie immer auf dem aktuellen Stand sein. Alte Gefährdungsbeurteilungen aufzuheben ist nicht vorgeschrieben, die BG ETEM empfiehlt es aber. Arbeitsschutz im Ehrenamt (AiE) rät dazu, nicht mehr gültige GBU 10 Jahre aufzubewahren. Spielen zum Beispiel das Gefahrstoffrecht, das Strahlenschutzrecht oder Berufskrankheiten eine Rolle, können Fristen gelten. Bei Tätigkeiten mit KMR-Stoffen (krebserzeugenden, erbgutverändernden/keimzellmutagenen oder fortpflanzungsgefährdenden Stoffen) gilt beispielsweise eine Aufbewahrungsfrist von 40 Jahren. GBU nach dem Mutterschutzgesetz müssen 2 Jahre nach dem letzten Eintrag aufgehoben werden.
    • Gefahrstoffverzeichnis, Gefahrstoffkataster: Bei Tätigkeiten mit CMR-(KMR-)Stoffen gilt eine Aufbewahrungsfrist von 40 Jahren nach Ende der Exposition, sonst 10 Jahre. Um Betrieben die Aufbewahrung zu erleichtern beziehungsweise sie ihnen abzunehmen, hat die Deutsche Gesetzliche Unfallversicherung (DGUV) eine Zentrale Expositionsdatenbank (ZED) eingerichtet. Die DGUV verwaltet die online übertragenen Daten treuhänderisch und übernimmt somit die Aufbewahrungspflicht.
    • Lärmkataster: Aufzeichnungen über Lärmmessungen sind 30 Jahre aufzubewahren
    • Lenk- und Ruhezeiten: 1 Jahr
    • Sicherheitsdatenblätter (SDB): 10 Jahre
    • Unfallanzeigen: Laut BG ETEM gibt es hier unterschiedliche Interpretationen zu Aufbewahrungszeiten. Da ein Unfall eine spätere Arbeitsunfähigkeit bedingen kann, empfiehlt sie, dass Unfallanzeigen, genau wie Messergebnisse und Vorsorgeunterlagen, möglichst lange aufbewahrt werden sollten, mindestens aber 5 Jahre.
    • Unterweisung: Es wird empfohlen, Nachweise über stattgefundene Unterweisungen 2 Jahre aufzuheben. Nach der Röntgenverordnung und der Strahlenschutzverordnung kann diese Frist 5 Jahre oder nur 1 Jahr betragen. Bei der Unterweisung zu KMR-Stoffen liegt die Frist bei 40 Jahren.


    Jeweils bis 6 Jahre nach Ausscheiden des Mitarbeiters sind in Anlehnung an §147 AO/257 HGB aufzubewahren:

  • PS: Die GGVSee schreibt für Gefahrgutunterweisungen nach IMDG-Code ebenfalls eine Aufbewahrungsfrist von 5 Jahren (§ 26 in Verbindung mit § 4 GGVSee) vor. Gemäß § 26 (3) der GGVSee hat der Unternehmer hier sogar explizit dafür zu sorgen, dass die Aufzeichnungen über die Unterweisung nach Ablauf der Aufbewahrungsfrist gelöscht werden (hier lässt der Datenschutz bereits in der Verordnung grüßen ;) .

    • Unterweisung: Es wird empfohlen, Nachweise über stattgefundene Unterweisungen 2 Jahre aufzuheben. Nach der Röntgenverordnung und der Strahlenschutzverordnung kann diese Frist 5 Jahre oder nur 1 Jahr betragen. Bei der Unterweisung zu KMR-Stoffen liegt die Frist bei 40 Jahren.

    wenn die Mitarbeiter aber nur mit Diesel oder Benzin in Berührung kamen & das maximal beim Tanken auf Geschäftsreise. Müssen alle Unterweisungen die den Umgang mit mit Gefahrstoffen (Weil wir das oberbegrifflich halt unter Gefahrstoff/ Allgemeine Unterweisung zusammengelegt haben) 40 Jahre aufgehoben werden???


    Denn bei Kraftstoffen kann ja nicht ausgeschlossen werden, dass mögliche Erkrankungen durch private Nutzung/ Betankung etc. ausgelöst wurden?

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  • Dabei handelt es sich um den regelmäßigen Kontakt oder die Handhabung mit einem Stoff

    Also gilt die 40-Jahre-Frist nur in Verbindung zu einer expliziten Unterweisung zu den KMR/ CMR-Stoffen?

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  • Das Expositionsverzeichnis ist mit allen Aktualisierungen 40 Jahre nach Ende der Exposition aufzubewahren. Du benötigst also erstmal eine Tätigkeit, die das Führen eines Expositionsverzeichnisses nötig macht.
    Meiner Meinung nach fällt das gelegentliche Betanken eines Firmenfahrzeugs unter eine Tätigkeit mit geringer Gefährdung, die keine weiteren Schutzmaßnahmen des Abschnitts 4 der GefStoffV erfordert.


    Der Treibstoff (Diesel, Benzin, Gemisch) von Geräten und Fahrzeugen, die nur an öffentlichen Tankstellen betankt werden, hat übrigens auch nichts im Gefahrstoffverzeichnis zu suchen. Die fest verbauten Tanks von Geräten und Fahrzeugen werden diesen zugeordnet und nicht als Lagerbehälter für die Lagerung oder Verwendung des Treibstoffs im Betrieb angesehen. Da die Betankung außerhalb des Betriebsgeländes stattfindet und das Gefahrstoffverzeichnis einen Überblick über die im Betrieb verwendeten Gefahrstoffe geben soll, ist eine Aufnahme dieser Kraftstoffe ins Verzeichnis nicht erforderlich.

  • Das Expositionsverzeichnis ist mit allen Aktualisierungen 40 Jahre nach Ende der Exposition aufzubewahren. Du benötigst also erstmal eine Tätigkeit, die das Führen eines Expositionsverzeichnisses nötig macht.
    Meiner Meinung nach fällt das gelegentliche Betanken eines Firmenfahrzeugs unter eine Tätigkeit mit geringer Gefährdung, die keine weiteren Schutzmaßnahmen des Abschnitts 4 der GefStoffV erfordert.

    Sehe ich auch so.
    Diesel als Kraftstoff ist K2, somit ein Verdachtsstoff und nicht von §10 GefStoffV erfasst. Benzin ist K1A, da ist man dabei, aber üblicherweise kein Kontakt und wenn dann nur sehr kurzfristig und mit geringen Mengen. Haushaltsüblich sozusagen und somit geringe Exposition, geringe Gefährdung.
    Dieselmotoremissionen sind K1A, da wäre man dabei, wenn man den Grenzwert überschreitet z.B. in geschlossenen schlecht gelüfteten Hallen.

    Zur besseren Lesbarkeit verwende ich in meinen Beiträgen das generische Maskulinum. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

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  • Moin Thomas,


    Deine Bemühungen in allen Ehren, aber wenn man aus einem Internetportal einfach kopiert, ohne sich weiter damit zu beschäftigen, wird es für die User eventuell sehr sehr missverständlich. Beispiel:


    Arbeitsmedizinische Unterlagen: Solche Dokumente müssen Sie bis 10 Jahre nach der letzten arbeitsmedizinischen Vorsorge (sowohl Pflicht- als auch Angebotsvorsorge) aufbewahren. Wenn Tätigkeiten mit krebserzeugenden oder erbgutverändernden Stoffen durchgeführt wurden oder solche, die mit einer längeren Latenzzeit zu einer Berufskrankheit führen können, gilt eine Frist von 40 Jahren oder 10 Jahren nach dem Tod des Beschäftigten.


    Hier fehlt der wichtige Hineis, dass die AMR sich an die Ärzte und deren Unterlagen richtet. Für "unsere" Vorsorgebescheinigungen lohnt ein Blick in die ArbMedVV. ;)


    Gruß Frank

    Ich stelle die Schuhe nur hin. Ich ziehe sie niemandem an.

  • Hallo Kollegen,


    ich knüpfe mal an das Thema mit einer Frage an:

    Wir haben Kranbücher in denen eine tägliche Sichtkontrolle dokumentiert wird. Wie lange sollte man diese aufbewahren (und wo finde ich ggf. eine Quelle dazu)?

    Ich tendiere ja dazu diesen Nachweis ein Jahr aufzuheben...aber finde derzeit keine Vorgaben die dies unterstützen..


    Viele Grüße sagt

    der EHS Mann

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  • Hallo EHS Mann,


    ich denke das könnte helfen. Auszug: Die Betriebssicherheitsverordnung gibt vor, dass alle Ergebnisse einer erfolgten Prüfung dokumentiert, aufbewahrt und unter Umständen am Betriebsort zur Verfügung gestellt werden. Ein Unternehmen ist dazu verpflichtet die Aufzeichnungen vorzuhalten, spätestens bis zum nächsten Prüftermin. Für die Auflistung der Ergebnisse dienen Prüfprotokolle, Excel-Listen, Software-Programme oder Prüfbücher, zum Beispiel für den Kran.

    Quelle: https://www.arbeitssicherheit.…-maschinenpruefungen.html


    Gruß Bernd

  • Hallo zusammen,


    meine Frage passt nach dem Suchvorgang denke ich ganz gut hier rein:


    Wo sind Unterweisungsnachweise aufzubewahren? Von meiner vorherigen (kleinen) Firma kenne ich es so, dass der Nachweis in die Personalakte gehört.

    Bei meiner jetzigen größeren Firma musste ich leider feststellen, dass der Leiter der Personalabteilung das auf mich versucht abzuwälzen.


    Kurz zum Verständnis: meine Stelle nennt sich "Koordination Arbeitsschutz" und wir haben über 700 Mitarbeiter an etwas mehr als 100 Standorten. Ich versuche ein Verfahren festzulegen, wie hier auch unter Beachtung des Datenschutzes das Thema Nachweis behandelt werden soll.


    Vielen Dank vorab.


    Viele Grüße

    Yulischka

  • Hallo,


    wenn es um den klassischesn Unterweisungsnnachweis geht also Unterschrift der Unterwiesenden, dann ist es meistens so, dass es beim zuständigen Vorgesetzten verbleibt. Da macht es aus meiner Sicht auch Sinn, denn dieser ist im Falle einer Besichtigung der Aufsichtbehörden der erste Ansprechpartner wenn die Frage ist ob Unterweisungen durchgeführt werden und dokumentiert werden.

    Man spart sich den Gang über die Personalabteilung.


    Hoffe konnte dir weiterhelfen.


    Gruß

    Mattes

  • Yulischka,


    arbeitsplatzbezogene Unterweisungen sind i.d.R. genau das - arbeitsplatzbezogen. Für Planung, Durchführung und Nachweis ist üblicherweise die Fachabteilung zuständig. Personalakten können und sollten hiermit nicht belastet werden.


    Den Hut hat also hier die Fachaufsicht / Vorgesetztenfunktion auf.


    In vielen Unternehmen müssen die Fachvorgesetzten im Rahmen eines regelmäßigen Berichtswesens die GF über den Status Quo informieren - z.B. ASA. Es gibt auch größere Unternehmen, in denen alle Unterweisungsgrundlagen und -nachweise in zentralen Listen/Dateien gesammelt werden. DAS liegt dann gerne in Stabsabteilungen. Den Versuch mir das auf's Auge zu drücken habe ich damals mit der o.g. Argumentation abgebügelt.


    In diesem Sinne

    Der Michael

    "You'll Clean That Up Before You Leave..." (Culture/ROU/Gangster Class)

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  • Hallo und herzlichen Dank an Euch :)


    Von den Standorten wurde bemängelt, dass man keine "Personal-Nebenakten" führen möchte. Daher habe ich für mich abgeleitet, dass es zur Personalabteilung sollte. Ich brauche nicht unnötig "Personaldaten", die ich dann vor anderen Augen schützen muss.


    Vielleicht ist man auch den Argumenten von Mattes zugänglich.


    Jedenfalls bin ich wieder einen Schritt weiter :doppelthumbsup:


    Viele Grüße

    Yulischka

  • ...dann frag' mal sanft bei den Standorten an wie:


    1. Die Nachweise zur PA kommen,

    2. Wer diese dort einpflegt und, das Wichtigste,

    3. Wie die Verantwortlichen am Standort bei Bedarf kurzfristig und umfassend auf diese Nachweise zur Kontrolle zugreifen wollen...


    In diesem Sinne

    Der Michael

    "You'll Clean That Up Before You Leave..." (Culture/ROU/Gangster Class)

  • Hallo Michael,


    das sind gute Argumente, die dafür sprechen, es vor Ort zu belassen. Einige pragmatische Ideen habe ich bereits, um den Führungskräften Arbeit und Aufwand zu ersparen bzw. gering zu halten.


    Der Punkt ist, dass diese Pflege in eine riesige nicht datenschutzkonforme Liste bei meinem Vorgänger lag und ich das quasi geerbt habe. Es ist katastrophal viel Arbeit, wenn kleckerweise Scans bei mir ankommen. Und dann fragt man zich mal nach, weil man Namen nicht lesen kann ... Und ob dann wirklich alle am Standort unterwiesen sind, kann ich auch kaum abschätzen, da ich die Leute vor Ort nicht kenne und nicht weiß, wer neu ist und welcher Name in der Liste vielleicht eine Karteileiche ist. Völlig sinnbefreit.


    Daher will ich das klar regeln und die Verantwortung dahin lenken, wo sie nun einmal liegt: nämlich beim Teamleiter.


    Herzlichen Dank und einen schönen Wochenteiler :030:


    Viele Grüße

    Yulischka