Wer ist zuständig für die arbeitsmedizinische Vorsorge (Orga und Doku)?

ANZEIGE
Werbung auf Sifaboard
  • Hallo zusammen,


    ich habe das Forum schon durchsucht, aber irgendwie nicht die für mich passende Antwort gefunden.
    In unserem Werk ist die Zuständigkeit hinsichtlich Organisation/Dokumentation nicht geklärt, meiner Ansicht nach ist hier die Personalabteilung gefordert und ich als SiFa unterstütze den Betriebsarzt bei der Beurteilung welche Untersuchungen durchzuführen, bzw. anzubieten sind. Die Organisation/Dokumentation sollte m.M. nach bei der Personalabteilung liegen.
    Meine Personalabteilung versucht das Thema auf die SiFa abzuwälzen, da sich meine Vorgänger anscheinend bisher darum gekümmert haben - was ich nicht mehr will (Aufwand/Umfang etc.).


    Daher meine Frage:
    Gibt es eine grundsätzliche Vorgabe, oder legt der jeweilige Arbeitgeber einfach fest, wer dafür in seinem Betrieb zuständig ist?


    Danke und Gruß
    Uli

    "Mögest du leben, solange du willst und es wollen, solange du lebst!"

  • ANZEIGE
  • Moin Uli,


    grundsätzlich würde ich die Vorsorgekartei physisch von den Personalakten trennen. Der Lohnbuchhalter muss nicht wissen, welche Vorsorgen jemand bekommt. Theoretisch kann die Vorsorgekartei jeder führen, denn da geht es nur um die Terminverwaltung, Angebotsschreiben oder Veranlassung der Pflichtvorsorge und die Dokumentation in der Kartei selbst. Bei uns mache ich das, stimme mich aber im Vorfeld der Vorsorge mit der Personalabteilung ab, ob jemand zu dem Vorsorgetermin voraussichtlich noch erkrankt ist oder Urlaub hat.


    Wir haben knapp 400 Beschäftigte, und der Aufwand hält sich in Grenzen. Ich mache das mit einer Excel-Datei, die Du im Downloadbereich findest. Das funktioniert sehr gut. Ich finde es geschickter, wenn die Organsiation jemand übernimmt, der auch von der Materie ein bissschen Ahnung hat, damit man auch auf Rückfragen antworten kann.


    Gruß Frank

    Ich stelle die Schuhe nur hin. Ich ziehe sie niemandem an.

  • Moin Uli,
    bei uns macht dies eine Sachbearbeiterin in Rücksprache mit der Personalabteilung und der Sifa.




    Gruß Wolfgang

  • Ist eine typisch delegierte Aufgabe des Arbeitgebers - an wen auch immer.


    Bei der Festlegung wer/was bist Du als SiFa natürlich im Boot.


    Das Einladen und "Buchhalten" (hat schon - soll/muss noch) kannst Du machen, ist aber glasklar keine SIFa-Zeit. Wenn Du die Zeit nach DGUV V2-Erfüllung noch hast, dann mal los. Easy Job.


    Wenn nicht, Finger weg.


    Bei uns macht das die Personalabteilung. Die Vorosrge ist im SAP hinterlegt, und nur die haben Zugriff. Das ist eine starke Regelung, denn durch die Zentralität der Daten (und durch organisierte IT-Sicherheit) kann es nicht passieren, dass jemand (z.B. die SiFa mit seiner Excel-Tabelle) nicht da ist, und dann keiner Weiß, was Stand der Dinge ist.

  • Meine Personalabteilung versucht das Thema auf die SiFa abzuwälzen, da sich meine Vorgänger anscheinend bisher darum gekümmert haben - was ich nicht mehr will (Aufwand/Umfang etc.).

    Mit welchen personenbezogenen Daten hat eine SiFa in der Regel Umgang? Das dürfte recht überschaubar sein. Die Dokumentation der Vorsorge dürfte aber fast alle MitarbeiterInnen tangieren. Auch sind Zu- und Abgänge sowie Veränderungen der Tätigkeiten bzw. Arbeitsbereiche für die Vorsorge relevant. Diese Daten dürften üblicherweise in der Personalabteilung vorhanden sein. Warum dann eine weitere Stelle mit personenbezogenen Daten hantieren lassen? Was sagt der/die Datenschutzbeauftragte dazu?

    Zur besseren Lesbarkeit verwende ich in meinen Beiträgen das generische Maskulinum. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

  • ANZEIGE
  • @uli406


    bei uns ist das in den Personalstammdaten hinterlegt. Der BA füllt die Daten wie Untersuchungstermine und Vorsorgethemen in der Stammakte aus. Die Untersuchungsergebnise oder Gesprächsnotizen sind nur vom Betriebsarzt einsehbar. Termine werden ebenfalls vom BA oder seiner Vorzimmerdame ins System eingetragen. Diese versendet auch die Einladungen an die Mitarbeiter. Bei uns heißt das System GBWS = Gemeinsames betriebswirtschaftliches System.
    Als SiFa habe ich lediglich eine Vorsorgematrix erstellt und vom BA absegnen lassen. Welcher Mitarbeiter unterliegt welchen Gefährdungen oder arbeitsschutzrechtlichen Themen und benötigt welche Vorsorge.

    Man(n) ist erst dann ein Superheld, wenn man sich selbst für Super hält!
    (unbekannt)
                                                                                                                                                              
    „Freiheit ist nicht, das zu tun, was Du liebst, sondern, das zu lieben, was Du tust.“
    (Leo Tolstoi)

    *S&E* Glück auf


    Gruß Mick

    Einmal editiert, zuletzt von Mick1204 ()

  • Hallo @uli406,


    ich sehe das erst einmal ähnlich, wie @azrazr: wenn Du trotz Erledigung der eigentlich der SiFa zugeordneten Aufgaben nochj Zeit zur Verfügung hast, kannst Du natürlich laufenden Orga und Doku der arbeitsmedizinischen Vorsorge machen. Aber zunächst mal gehört das nicht zu den Aufgaben der SiFa.


    Wenn auf Basis der Gefährdungsbeurteilungen (GBs) und in Zusammenarbeit mit dem Betriebsarzt die Vorsorgematrix erstellt ist, sollte es für die Personalabteilung auch kein Problem sein, die Orga und Doku durchzuführen. Aus den GBs gehen die Untersuchungen für die jeweiligen Tätigkeiten hervor und die Personalabteilung weiß ja, wer für welche Stelle eingestellt wird oder ist und welche Tätigkeiten da zum Stellenprofil gehören.
    Wenn Du als SiFa das machen sollst, müsste organisatorisch sichergestellt werden, dass Du zuverlässig und aktuell aus der Personalabteilung zugearbeitet bekommst, wer neu eingestellt wird, firmenintern den Tätigkeitsbereich wechselt oder ausscheidet. Bei der Vorgehensweise sehe ich es wie @AxelS, da könnte eventuell schon der Datenschutz was dagegen einzuwenden haben...

    "Kleine Taten, die man ausführt, sind besser als große, die man plant." (Georges Marshall)

  • Es kommt darauf an, was Du unter "zuständig" verstehst. Der Arbeitgeber kann die Organisation der arbeitsmedizinischen Vorsorge grundsätzlich an jeden delegieren (theoretisch sogar an den Betriebsarzt selber … wenn er sich darauf einlässt … würde ich dem Kollegen aber nicht empfehlen). Das Problem: Die Verantwortung kann er nicht delegieren, bzw. nicht so ohne weiteres. Es müsste dann schon eine formale Arbeitgeberpflichtenübertragung stattfinden (mit welcher dann aber nicht nur Pflichten sondern auch Rechte verbunden sein müssten … beispielsweise das Recht ein Tätigkeitsverbot auszusprechen, wenn jemand die Pflichtvorsorgen verweigert). Außerdem muss sichergestellt werden, dass der "Organisator" hinsichtlich der Mitarbeiter (Neueinstellungen, Austritte usw.) und deren Aufgaben immer auf dem aktuellen Stand ist. In der Praxis ist das oft schwierig.
    Das betrifft im Grunde auch die Personalabteilung. Diese ist häufig auch nicht "Arbeitgeber" im juristischen Sinn, sondern hat selbst oft keine Ahnung, was die Leute genau machen. Aber die Personalabteilung ist es gewohnt mit Mitarbeiterdaten zu arbeiten und zu organisieren.


    Ich mache es in der Praxis gerne so, dass ich als Betriebsarzt bzgl. der Organisation vorwiegend mit der Personalabteilung und nicht mit 25 verschiedenen Vorgesetzten kommuniziere. Die Personalabteilung wiederum kommuniziert im Bedarfsfall dann mit den jeweiligen Vorgesetzten. Wenn mir also beispielsweise ein Mitarbeiter zur "Vorsorge Infektionsgefährdung" geschickt wird und der Mitarbeiter erzählt mir, dass er seit seiner Beförderung nur noch im Büro sitzt und er keinerlei Infektionsgefährdung mehr unterliegt, dann bekommt der Mitarbeiter von mir ein Formblatt für die Personalabteilung in die Hand " …. Mitarbeiter berichtet, dass o.g. Gefährdung nicht mehr vorliegt ….". Die Personalabteilung fragt dann ihrerseits beim jeweiligen Vorgesetztem nach und kann ggf. gleich den eigenen Datenbestand in der Vorsorgekartei ändern. Sonst würde der Mitarbeiter nämlich immer wieder eingeladen werden.