Papierloses Büro und Erfahrungen damit

ANZEIGE
Werbung auf Sifaboard
  • Hallo,


    wer hat Erfahrungen mit dem papierlosen Büro?
    Wie erfolgt die Speicherung der Unterlagen (z.B. im Internet, auf externe Festplatten etc.).
    Auf was sollte man bei der Umsetzung achten?


    Die Artikel die es dazu im Netz gibt habe ich soweit gelesen. Mir geht es hier
    und jetzt um konkrete Erfahrungen damit.


    Gruß
    Simon Schmeisser

    Durch einen guten vorbeugenden Brandschutz und entsprechende Brandschutzaufklärung kann davon ausgegangen werden, dass mehr Menschenleben und Sachwerte bewahrt werden können, als durch alle Einsatzleistungen und Bemühungen im Ernstfall zusammen. Simon Schmeisser These "VB-ein Weg aus der Feuerwehrkrise" Fachzeitschrift Feuerwehr 2010

  • ANZEIGE
  • Also zu Beginn wird es eine enorme Umstellung sein. Es sind jedoch auch manchmal Probleme vorhanden, je nach Kunde....
    Am besten mal per PN deine Nummer senden. Per Telefon laesst sich das besser erklaeren...zumindest fuer mich..

    MFG


    Ronny


    "So ist es, und so bleibt es ! In engen Hosen reibt es!!"
    :Lach:

  • Moin Simon,


    so etwas geht mit einer ganz klaren Struktur, an die Du Dich mit sehr viel Selbstdisziplin halten musst, wenn Du so ein Vorhaben umsetzen willst.


    Es gibt einige Punkte, die Du unbedingt beachten musst:


    - Eine logische Datenablage, die auch jemand durchschaut, der Dich vertreten (übernehmen) muss.


    Es hilft nichts, wenn Du Dein verzeichnissystem verstehst und weißt, welche Daten Du wo findest, wenn es zu dem Fall kommen kann, dass ein Kollege mit dieser Struktur arbeiten muss, diese aber nicht kennt.


    - Eine wohldurchdachte Datensicherungsstrategie


    Es hat keinen Sinn, nur täglich alle Daten mit einem Vollbackup auf externe Datenträger zu sichern. Wenn Du jeden Tag das Backup überschreibst, kannst Du maximal einen Tag "zurückdrehen". Du kannst einen Fehler wochenlang mitsichern, bis er irgendwann auffällt. Datensicherung ist ein eigenes Kapitel für sich. da solltest Du einige Zeit in die Planung investieren. Bei der Datensicherung ins Internet wäre ich vorsichtig. Du weißt nicht genau, wo Deine Daten gehostet werden und bist kein Kunde, für dessen Datenrückholung der Hoster alles in Bewegung setzen wird. Es gibt leider genug Beispiele, bei denen Kunden ihre Datensätze verloren haben. Da helfen Dir dann auch 250$ Entschädigungszahlung nichts mehr.


    Externe Festplatte schön und gut. Wenn die im gleichen Gebäude gelagert wird, wie Dein Server, ist das schon wieder kritisch.


    Gaaaanz wichtig: Digitale Notfallplanung. Wei lange dauert es, bis ich mein System nach einem Ausfall wieder komplett aufgesetzt habe? Wie lange dauert es, bis ich verlorene/defekte Hardware wieder besorgen und einsatzbereit machen kann? Wer sind in diesem Fall meine Ansprechpartner/Lieferanten? Wie lange sind die Lieferzeiten etc.? Regelmäßige Kontrolle des Backups (nicht nur, ob im Protokoll steht "Backup erfolgreich abgeschlossen", sondern tatsächlich nachsehen, ob die Daten, die gesichert werden sollen, auch tatsächlich gesichert wurden). Regelmäßiges Testen, ob sich Backups problemlos wieder einspielen lassen.


    Das erfordert Disziplin, und leider zeigt sich in der Realität oft, dass gerade dieser Punkt sträflich vernachlässigt wird.


    - Eingehende Daten


    Willst Du alles, was in Papierform reinkommt, einscannen, bezeichnen und dann in der Datenstruktur ablegen?


    - Termine vor Ort


    Willst Du auf einer Baustelle alles digital vorhalten und Ergänzungen, Änderungen, Anmerkungen zu Planunterlagen digital erfassen? Sollen Dir Menschen draußen, die etwas gegenzeichnen sollen, dies auf dem Tablet bestätigen? Wie stellst Du sicher, dass kein Unbefugter auf die Daten zugreift, wenn Du Deine Hardware auf der Baustelle vergisst/geklaut bekommst?


    - Dein Ausfall


    Was passiert, wenn Du ausfällst. Hat jemand, der Dich vertreten soll, Zugangsdaten, die Du irgendwo für diesen Fall hinterlegt hast?


    Gruß Frank

    Ich stelle die Schuhe nur hin. Ich ziehe sie niemandem an.

  • Wie erfolgt die Speicherung der Unterlagen (z.B. im Internet, auf externe Festplatten etc.).
    Auf was sollte man bei der Umsetzung achten?

    Es gibt ja auch Dokumente, die längere Zeit archiviert werden müssen. Da sollte man sich schon eine Strategie überlegen, wie diese Dokumente nach einigen Jahren wieder in eine lesbare Form gebracht werden können und ob man dann auch noch auf das Speichermedium zugreifen kann. Wer kann denn heute noch eine 5,25" Floppy Disk lesen? Auch bei 3,5" wird es schwierig und CD bzw. DVD Laufwerke verschwinden nach und nach. Festplatten mit IDE Anschluss sind heute auch kein Standard mehr, obwohl sie es einige Zeit lang waren. Ebenso relevant wie der Datenträger ist das Dateiformat. Office ist ja oft nicht einmal zur Vorgängerversion so richtig kompatibel, wie ist das dann erst, wenn man eine andere Software dazu verwenden muss. Momentan dürfte PDF-A eines der Formate sein, bei denen davon auszugehen ist, dass es auch noch in einigen Jahren lesbar sein wird.

    Zur besseren Lesbarkeit verwende ich in meinen Beiträgen das generische Maskulinum. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

  • Hallo,


    vielen Dank für die ersten Antworten.
    Eine Strategie haben wir nicht. Derzeit speichern
    wir alles irgendwo...mal auf USB-Sticks, dann in
    einem Onlinespeicher. Der überwiegende Teil ist
    aber Papier. Und gerade das wird mittlerweile
    zu einem großen Problem...


    Gruß
    SImon Schmeisser

    Durch einen guten vorbeugenden Brandschutz und entsprechende Brandschutzaufklärung kann davon ausgegangen werden, dass mehr Menschenleben und Sachwerte bewahrt werden können, als durch alle Einsatzleistungen und Bemühungen im Ernstfall zusammen. Simon Schmeisser These "VB-ein Weg aus der Feuerwehrkrise" Fachzeitschrift Feuerwehr 2010

  • ANZEIGE
  • Also da waere jetzt meine erste Idee, Dinge die in Papierform vorhanden sind zu digitalisieren, damit der Workflow nicht unterbrochen wird. Und dann sukzessive umstellen.

    MFG


    Ronny


    "So ist es, und so bleibt es ! In engen Hosen reibt es!!"
    :Lach:

  • Hallo,


    wo aber speichern, was ist sicher?
    Empfehlung?


    Gruß
    Simon Schmeisser

    Durch einen guten vorbeugenden Brandschutz und entsprechende Brandschutzaufklärung kann davon ausgegangen werden, dass mehr Menschenleben und Sachwerte bewahrt werden können, als durch alle Einsatzleistungen und Bemühungen im Ernstfall zusammen. Simon Schmeisser These "VB-ein Weg aus der Feuerwehrkrise" Fachzeitschrift Feuerwehr 2010

  • Moin Simon,


    sicheres Speichern gibt es nur dann, wenn Du immer Zugriff auf die Datensicherung hast. Das kann Dir kein externer Anbieter garantieren. Auch wenn es vielleicht anachronistisch ist, keine Clouddienste zu nutzen, die größte Sicherheit hast Du, wenn Du auf eigene Datenträger sicherst und diese räumlich getrennt lagerst. Dabei ist natürlich zu beachten, wie welche Datenträger gelagert werden sollten.


    Wir reden aber über kein Rechenzentrum sondern über Dein Büro, was aber letztendlich die Grundlage für Deine wirtschaftliche Existenz darstellt. Je nachdem, ob Du über einzelne Geräte arbeitest oder ein Netzwerk aufgebaut hast, sind die Datensicherungsstrategien natürlich unterschiedlich.


    Reden wir nur über einen Laptop sind regelmäßihe Images ausreichend. Hast Du einen Server, solltest Du den regelmäßig komplett auf ein anderes Speichemedium klonen.


    Gruß Frank

    Ich stelle die Schuhe nur hin. Ich ziehe sie niemandem an.

    Einmal editiert, zuletzt von Guudsje ()

  • Hallo zusammen,


    ich habe Zuhause eine "Western Digital My Cloud". Darauf werden verschiedene Dinge gespeichert (z.B. auch die Bilder, die ich mit dem Handy mache). Zugriff von außerhalb kein Problem. Diese gibt es auch mit einem RAID System, dass man eine Backup Lösung hat. Die WD lässt sich als Laufwerk einbinden und funktioniert (wenn Internet vorhanden). Derzeit wird es überwiegend Privat genutzt. Ich kann auch verschiedene Ordner freigeben, wie bei anderen Cloudanbietern auch.
    Die Kosten halten sich in Grenzen, aber der Vorteil, dass meine Daten auch "physisch" bei mir liegen sticht einiges aus. Vor allem, wenn ich Gebäudepläne bzw. Einsatzpläne speichere. Diese sollten wirklich "bei mir" bleiben.


    Man kann, zur Sicherheit, auch 2 verschiedene WD miteinander synchronisieren lassen und sie dann auch pysisch in getrennten Gebäuden (Büro -> Zuhause) stationieren.


    Gruß
    dwein112

  • ANZEIGE
  • Hallo,


    vielen Dank für die Erfahrungen und Anregungen.
    Ich werde zu gegebener Zeit darüber berichten,
    was daraus geworden ist.


    Gruß
    Simon Schmeisser

    Durch einen guten vorbeugenden Brandschutz und entsprechende Brandschutzaufklärung kann davon ausgegangen werden, dass mehr Menschenleben und Sachwerte bewahrt werden können, als durch alle Einsatzleistungen und Bemühungen im Ernstfall zusammen. Simon Schmeisser These "VB-ein Weg aus der Feuerwehrkrise" Fachzeitschrift Feuerwehr 2010

  • Die Erfahrung in meinem Betrieb (Behörde) hat folgendes gezeigt:


    Als die Vorschrift heraus kam soviel wie möglich zu digitalisieren um den Papierverbrauch zu reduzieren hat dieser zugenommen weil sich jeder eine Sicherungskopie ausgedruckt hat!!


    Warum ist das so? Na weil unser IT-System nicht sehr stabil ist und viele Daten wegen Bitlocker nicht mehr rückholbar waren. ;)
    Also hat man Share Point eingeführt und denkt das wäre mit Cloud Servern besser!! (Spässle gemacht sagt der Schwabe). Das ist alles viel zu langsam, jedenfalls bei uns.


    Es gibt meiner Meinung nach nur eine Vernünftige Lösung und das ist auf Festplatten zu speichern. Für den Fall das diese mal Beschädigt werden gibt es immer Firmen die zumindest in den meisten Fällen noch Daten retten können.


    Bei Cloud Servern weiss doch keiner wer noch mit liest.


    Ich behaupte das es ohne Papier nicht geht! Was auch Sinn macht z.B. nach einem EMP aber das ist ein anderes Thema.



    Gruss
    Safety guy

    Gier und Geld regiert die Welt.
    Doch was keiner weis, Gesundheit ist der erste Preis.

  • Hallo,


    aus diesem Grund eine eigene Cloud, ggf. über VPN absichern.


    Ich war vor Jahren mal auf einer Präsentation einer Firma, die sich mit dem Thema Buchhaltung beschäftigt hat. (mir fällt der Name nimmer ein...). Da wurden Rechnungen als digitale Datei gespeichert und versendet. Eingangsrechnungen wurden digitalisiert und an den Wareneingang geschickt. Diese kontrollieren mit dem Lieferschein. Dann wird auf der Rechnung, digital (mit einem Layer) die Richtigkeit bestätigt (oder auch nicht), es ging weiter in die Buchhaltung und dann weiter an die Zahlstelle (ggf. auch extern) alles digital und jede Abteilung hat seine Bemerkungen auf das Dokument "geschrieben" alles mittels Layer und digital. Diese Layer konnte man nicht mehr verändern (auch der Admin nicht!). Somit ist die Dokumentensicherheit und -echtheit (das ist auch ein Thema) auch gewährleistet.


    Zum Thema "papierlos" sollte man aber auch bedenken, dass jeder Mitarbeiter ein entsprechendes Arbeitsmittel für Besprechungen benötigt (Tablet o.ä.). Ich persönlich finde diese Ansätze nicht schlecht. Im Zeitalter von RAID Systemen, VPN und Backup-Lösungen ist es möglich, Daten so zu sichern, dass max. ein paar Stunden "fehlen". Dies setzt allerdings eine funktionierende IUK voraus. Auch die Umsicht der Mitarbeiter ist gefragt. Wir hatten aktuell den Fall, dass ein Email Anhang geöffnet wurde, den man nicht hätte öffnen sollen... Der MA hat 3 Warnungen ignoriert... Ok, dank guter IUK nichts passiert....



    Gruß
    dwein112

  • Mein persönliches Lieblingsthema.


    Das papierlose Büro wird ja wohl schon seit vor meiner Geburt propagiert. Ich persönlich vermute, dass es vor allem an der Technik damals gescheitert sein wird. Gerade aus Gründen die hier ja schon in der Diskussion teilweise genannt wurden (Dateiformat, Datenträger, Hardware allgemein).


    Ich habe im Studium damit angefangen komplett Papierlos zu arbeiten und viele davon mit in die Berufswelt übernommen. Ich persönlich empfehle diese drei Sachen, damit es gelingt


    • OneNote (die Software)
    • Office 365 ( Cloud Angebot von Microsoft [alternativ tut es auch eine vernünftige Unternehmens IT])
    • Laptop/Tablet mit Stift (mein persönlicher Favorit: Microsoft Surface Pro)


    Ich denke die meisten von uns könnten schon deutlich papierloser Arbeiten wenn Sie wollten. Die Software OneNote ist ein digitales Notizbuch in dem du deine Notizen etc. sammeln kannst. Bis zu einem kleinen Teil kann es auch ein CRM oder DMS System ersetzen. Aber du solltest jetzt nicht einfach alles Papier scannen und da einfügen.


    Langsam & bewusst starten


    Es wird nicht klappen von den einen auf den anderen Tag papierlos zu werden. Ich würde versuchen erst mal mit den eignen Notizen zu starten.





    Falls ich dein Interesse an OneNote wecken konnte hab ich hier auf meinem Privaten Blog einen Artikel verfasst. OneNote Tipps und erste Schritte


    Warum ich (fast) papierlos arbeite


    Ich benutze fast gar kein Papier mehr. Dafür gibt es mehrere Gründe. Erstens weiß ich, dass alles was ich im OneNote habe jederzeit wiederfinde und das auch noch nach Jahren. Da ich viel Projektbezogen arbeite und sich immer wieder mal jemand aus längst vergangenen Tagen bei mir meldet, ist es einfach super fast jedes Detail und jede Notiz wiederzufinden.


    Besonders hervorheben möchte ich die Suche von OneNote. Egal ob Bild, Text oder sogar handschriftliche Notiz. Alles wird indexiert und ist über die Suche wiederauffindbar.


    Ein weiterer Grund ist, dass ich verschiedene Notizbücher mit Kollegen teile. Das heißt wir arbeiten zusammen im selben Notizbuch und wir sind so immer auf dem selben Wissensstand.


    Da ich ein Surface Pro habe (Windows Tablet mit Stift) mache ich auch alle Besprechungsnotizen nur noch in OneNote.


    Ich könnte jetzt noch ewig weiter schreiben. Ich denke aber der größte Vorteil ist das Level an Selbstorganisation das man dadurch erreicht.


    Hoffe das konnte ein wenig helfen.

  • ANZEIGE
  • Erstens weiß ich, dass alles was ich im OneNote habe jederzeit wiederfinde und das auch noch nach Jahren.

    Papier hat einen gewaltigen Vorteil gegenüber allen anderen Lösungen. Die darauf gespeicherte Information ist in der Regel ohne weitere Hilfsmittel auslesbar. Bei allen anderen Methoden benötige ich entsprechende Hard- und/oder Software.
    Wer garantiert, dass es OneNote auch noch in 10 Jahren gibt? Besonders der Trend zu Cloudlösungen ist hier sehr kritisch. Stellt der Anbieter heute sein Angebot ein, sind die Daten weg. Solange man noch Software nutzt, welche lokal oder im eigenen Netz installiert ist und dort auch die Daten liegen, ist man auch noch relativ sicher.

    Zur besseren Lesbarkeit verwende ich in meinen Beiträgen das generische Maskulinum. Sämtliche Personenbezeichnungen gelten gleichermaßen für alle Geschlechter.

  • Hallo,

    Papier hat einen gewaltigen Vorteil gegenüber allen anderen Lösungen. Die darauf gespeicherte Information ist in der Regel ohne weitere Hilfsmittel auslesbar. Bei allen anderen Methoden benötige ich entsprechende Hard- und/oder Software.

    Das sehe ich auch so, vielleicht ist man da gegenüber den
    modernen Medien aber zu skeptisch/ ängstlich. Ich habe
    lieber Unterlagen in der Hand, als ein Tablet vor der Nase.


    Aber mal schauen.


    Gruß
    Simon Schmeisser

    Durch einen guten vorbeugenden Brandschutz und entsprechende Brandschutzaufklärung kann davon ausgegangen werden, dass mehr Menschenleben und Sachwerte bewahrt werden können, als durch alle Einsatzleistungen und Bemühungen im Ernstfall zusammen. Simon Schmeisser These "VB-ein Weg aus der Feuerwehrkrise" Fachzeitschrift Feuerwehr 2010

  • Moin,

    Ich habe
    lieber Unterlagen in der Hand, als ein Tablet vor der Nase.


    ;)

    "Mit zunehmendem Abstand zum Problem wächst die Toleranz." (Simone Solga)
    "Toleranz ist das unbehagliche Gefühl, der andere könnte am Ende doch recht haben." (Robert Lee Frost)
    "Geben Sie mir sechs Zeilen von der Hand des ehrenwertesten Mannes - und ich werde etwas darin finden, um ihn zu hängen." (Kardinal Richelieu)
    "Die Sprache ist die Quelle aller Missverständnisse" (Antoine de Saint-Exupéry)

    "Wie kann ich wissen, was ich denke, bevor ich höre, was ich sage?" (Edward Morgan Forster)

  • Die Umstellung wird sehr schwer, meiner Meinung nach.. Wenn man von Anfang an damit beginnt alles digital zu Speichern, dann kann es wirklich sehr gut funktionieren! Aber ich glaube, das es nicht für alle Unternehmen möglich ist. Es ist Branchen bedingt und sollte auch berücksichtigt werden.

  • ANZEIGE