- Offizieller Beitrag
Hallo zusammen,
ich möchte Euch von unseren Partner RMS GmbH eine Sonderaktion vorstellen, in dem Sifapage User beim Kauf der Software 10% Rabatt erhalten.
Hier die Produktinfo:
Rechnergestützte Gefährdungsanalyse – aber wie?
Apps, Datenbanken und Softwarelösungen helfen mittlerweile in vielen Situationen des Alltags unser Leben bequemer und einfacher zu machen. Natürlich drängt sich dem Arbeitsschützer die Frage auf: Können die modernen IT-Helfer auch mir das Arbeitsleben erleichtern? Die Antwort: Ja, mithilfe/dank der rechnergestützten Gefährdungsanalyse. Der Markt bietet eine Vielzahl von Produkten, die Arbeitsschützer, Führungskräfte und Unternehmer digital unterstützen.1. Was ist vor der Entscheidung zur Einführung einer ASM-Software zu beachten?
Unternehmen, die mit Hilfe einer IT-Lösung den Arbeits- und Gesundheitsschutz im Unternehmen dokumentieren wollen, müssen sich mit der Frage beschäftigen: „Was soll alles dokumentiert werden?“ Aus Erfahrung lässt sich sagen: Je mehr Funktionen mit einer Software abgedeckt werden, umso höher ist der Mehrwert für das Unternehmen. Deshalb ist zu überlegen, ob mit der geplanten Anschaffung z.B. die
- Gefährdungsbeurteilung
- Gefahrstoffkataster
- Der Umgang mit Gefahrstoffen
- Betriebsanweisung (Gefahrstoffe und Maschinen)
- Unterweisung
- Prüfpflichtige Anlagen
- Notwendige arbeitsmedizinische Vorsorge
dokumentiert werden sollen. Daten, die einmal erfasst werden und dann weiteren Stabstellen auf Knopfdruck zur Verfügung gestellt werden können, erhöhen zwangsweise die Akzeptanz für das Produkt. Exemplarisch dient hier die Thematik Gefahrstoffe. Wird eine Gefahrstoffdatenbank einfach 08/15 erstellt, erfüllt man die Vorgaben der Gefahrstoffverordnung. Hat man sich für ein System entschieden, bei dem noch zusätzliche Parameter, wie z.B. die Wassergefährdungsklasse, der Einsatzort und die Einsatzmenge dokumentiert werden, kann die Stabstelle Umweltschutz beim nächsten Behördenbesuch auf Knopfdruck alle umweltrelevanten Daten präsentieren. Greift die Software bei der Gefährdungsbeurteilung direkt auf die Gefahrstoffdatenbank zu, kann man in dieser auch direkt die notwendige Betrachtung des Stoffes tätigkeitsbezogen dokumentieren.
Wie dieses Beispiel zeigt, können mit einmal durchdacht angelegten Daten enorme Synergien geschaffen werden. Vorausgesetzt die IT-Lösung ist entsprechend ausgewählt.Hier beginnt die vielfach beschriebene „Qual der Wahl“. Legen Sie für sich ein Pflichtenheft an, in welchem Sie beschreiben, was Ihre Software leisten muss und tragen Sie diese Aspekte dann Ihren Systemanbietern vor. Im nächsten Schritt lassen Sie sich Ihre Wunschsoftware als Online-Präsentation durch das Systemhaus präsentieren. Abschließend nutzen Sie im letzten Schritt eine vierwöchige Testvariante, um diese zuerproben.
Tipp: Binden Sie weitere Nutzer, wie Führungskräfte und Stabstellen, nachdem diese mit der Software vertraut sind, mit ein. Wenn Ihre Mitstreiter von dem Mehrwert der Softwarelösung überzeugt sind, kann diese eingesetzt werden.2. Anforderungen
Soll der Arbeits- und Gesundheitsschutz zukünftig rechnerunterstützt dokumentiert werden, ist grundlegendeszu beachten.
Ihr Unternehmen existiert schon! Achten Sie also bei Ihrer Auswahl darauf, dass vorhandene Strukturen, wie Gebäude, Abteilungen, Arbeitsbereiche entsprechend in der Software abgebildet werden können. Analog zur konventionellen Betrachtung eines Arbeitssystems müssen auch bei einer Softwarelösung folgende Arbeitsschritte durchführbar sein:
- Eindeutige Abgrenzung des zu analysierenden Arbeitssystems
- Ermittlung der Einflussfaktoren
- Ermittlung der Auswirkung auf den Menschen
Wollen Sie bei Ihrer Betrachtung die Vorgaben der Lastenhandhabungsverordnung oder der Gefahrstoffverord-nung mit in die Gefährdungsbeurteilung einfließen lassen, muss die Software dies auch ermöglichen.
3. Erleichterungen durch Mustervorlagen?
Was für die einen ein Fluch ist für die anderen ein Segen. Verschiedene EDV-Lösungen bieten die Möglichkeit, mit Branchenmusterlösungen zu arbeiten. Vorteil: Schnell und einfach haben Sie die ersten Daten im System. Wenn man diese als Grundstein ansieht und damit weiter arbeitet, so ist dies wohl auch als nicht verwerflich anzusehen. Alternativ gibt es auch Systeme, die den Nutzer die Möglichkeit einräumen, selber Mastervorlagen zu erstellen. Vorteil dieser Variante:
- Als Verantwortlicher können Sie Vorgaben setzen und somit die Richtung vorgeben.
- Ist das Rad einmal erfunden, erspart dies für das weitere Vorgehen immense Zeit.
Wollen Sie Betriebsanweisungen für Maschinen, Tätigkeiten oder Gefahrstoffe über das System verwalten und erstellen, so achten Sie darauf, dass einmal erstellte Betriebsanweisungen von den Nutzern eigenständig situationsabhängig angepasst werden können.
4. Erfahrungsgemäß zeigt die ein oder andere Gefährdungsbeurteilung Potential der Verbesserung auf. Wünschenswert ist dann, dass Führungskräfte und Verantwortliche einen eigenen Account zur Software besitzen und von diesem automatisch Informationen über den notwendigen Handlungsbedarf bekommen. Wird das Abarbeiten der Defizite protokolliert, ist auch das Problem der Wirksamkeitskontrolle erledigt. Für regelmäßig anfallende Aufgaben, Tätigkeiten erleichtert ein Recall-System (z.B. Erinnerung an die jährliche Unterweisung) das spätere Arbeiten.
Ergibt eine Gefährdungsbeurteilung, dass Mitarbeiter auf mögliche Gefahren, sei es durch Gefahrstoffe oder durch Restgefahren bei der Tätigkeit zu unterweisen sind, haben Systeme, die notwendige Unterweisungen generieren, sich etabliert.5. Bedienerfreundlichkeit
Systeme, die eine tagelange Schulung voraussetzen, werden sich im Praxisalltag nicht durchsetzen. Achten Sie bei der Auswahl auf eine intuitive, selbsterklärende Menüführung. Berücksichtigen Sie auch, wie Sie die Software später einsetzen wollen. Hier gilt es zu ermitteln, welche Betriebssysteme (Microsoft, Apple) in Ihrem Unternehmen eingesetzt werden. Gleiches gilt auch für Web-Applikationen.
Die Stabstelle Arbeitssicherheit muss beim Arbeiten mit der Software alle Bereiche des Unternehmens betrachten können. Den Abteilungsleiter interessiert nur sein Bereich. Dementsprechend muss eine Software auch die Möglichkeit vorsehen, entsprechend der Verantwortlichkeit Freigabeberechtigungen zu vergeben.6. Mehrwert
Entscheiden Sie sich für eine Software, die neben der reinen Arbeits- und Gesundheitsschutzdokumentation weitere Daten verwaltet, zum Beispiel prüfpflichtige Anlagen, Gefahrstoffmanagement, E-Learning mit übernimmt, so sind im späteren Alltag an einer zentralen Stelle einmalig die Daten zu erfassen und zu pflegen und können dann arbeitsbereichsübergreifend genutzt werden.7. Entschieden / wie geht es nun weiter? Hier gibt es drei Varianten:
- Learning by doing, aus Erfahrung die schlechteste Variante. Mit einer sehr hohen Wahrscheinlichkeit werden Sie die gleichen Fehler wiederholen, die andere Nutzer schon vor Ihnen gemacht haben.
- Die von Ihnen ausgewählte Software stellt Ihnen ein sich selbst erklärendes Handbuch zur Verfügung. Nutzen Sie dieses, es wird Ihnen sehr viel Zeit ersparen. Achten Sie auf Systemvorgaben. Manche setzen z.B. voraus, dass man das Gefahrstoffkataster schon angelegt hat, um später die vorhandenen Gefahrstoffe direkt mit in die Gefährdungsbeurteilung einfließen lassen zu können. Andere Systeme setzen voraus, dass Sie zuerst ihre Firmenstruktur angelegt haben. Wichtig: verlieren Sie Ihren roten Faden nicht, den Sie im Vorfeld ermittelt haben.
- Die Sorglosvariante. Sie haben sich für ein Softwarehaus entschieden, welches auch eine Unterstützungsleistung bei der Grunddatenerhebung mit anbietet. Investieren Sie zwei bis drei Manntage und Sie investieren in eine reibungslose Einführung und dauerhafte Nutzung des Systems.
Mit Einführung des Systems müssen zeitnah die verantwortlichen Personen miteingebunden werden. Nur so kann gewährleistet sein, dass Ihr Vorhaben Arbeits- und Gesundheitsschutz in einer anderen Form zu dokumentieren, von allen Beteiligten getragen und gelebt wird. Vorteilhaft ist die „Macht der kleinen Schritte“. Konfrontieren Sie keinen der Beteiligten mit der 100 % Lösung sondern arbeiten in kleinen Schritten. So sind schnell „Erfolgserlebnisse“ vorprogrammiert, die den Nutzer animieren, sich mit dem Projekt langfristig zu beschäftigen. So sind schnell „Erfolgserlebnisse“ vorprogrammiert, die den Nutzer animieren, sich mit dem Projekt langfristig zu beschäftigen Ist ein Recall-System vorhanden, stimmen Sie mit den Verantwortlichen ab, wann die sich wiederholenden Ereignisse stattfinden sollen (so sind jährliche Unterweisungen im Dezember für Personen, die durch Weihnachtsstress eingebunden sind, ungünstig).
